Właściciele firm wymagających własnej powierzchni biurowej często stają przed trudnym dylematem pomiędzy wynajęciem biura a budową własnego budynku biurowego. Oczywiście w perspektywie długoterminowej lepszym rozwiązaniem jest budowa lub zakup własnego biura, ale wiąże się to z bardzo dużym wydatkiem, na który nie zawsze mogą sobie pozwolić przedsiębiorcy. W niniejszym artykule przeanalizujemy kwestie wynajmu i budowy biura wskazując na mocne i słabe strony obu tych rozwiązań.
Wynajem biura – rozwiązanie dla mniejszych firm
Wynajem biura często okazuje się jedynym rozwiązaniem dla mniejszych firm, które nie posiadają budżetu niezbędnego do budowy lub zakupu budynku biurowego na własność. Na wynajem decydują się przeważnie mikrofirmy (od 1 do 9 pracowników) oraz małe firmy (od 10 do 50 pracowników), aczkolwiek z wynajętej powierzchni biurowej czasami korzystają także średnie firmy (od 50 do 250 pracowników). Wynajem biura to dobry wybór na początek, gdy firma znajduje się w fazie rozwoju i nie może sobie pozwolić na bardzo kosztowne inwestycje. Po zbudowaniu silnej pozycji na rynku i wypracowaniu dostatecznie dużych i stabilnych dochodów, właściciel firmy może pomyśleć o tym, aby zainwestować pieniądze w budowę budynku biurowego.
Dlaczego warto pomyśleć o budowie budynku biurowego?
Wynajem biura wiąże się z koniecznością comiesięcznego wydawania niemałych pieniędzy za możliwość korzystania z powierzchni biurowej. Oczywiście w pewnym sensie jest to inwestycja – w końcu powierzchnia ta jest potrzebna do prawidłowego funkcjonowania firmy i generowania dochodów. Jednak w perspektywie długoterminowej trzeba liczyć się z tym, że firma przeznacza dziesiątki, a nawet setki tysięcy złotych na powierzchnię biurową, do której nie ma prawa własności. Dlatego też, w szerszej perspektywie czasu budowa budynku biurowego jest bardziej opłacalna.
O takim rozwiązaniu warto pomyśleć w sytuacji, gdy firma posiada spore zapasy finansowe, a także stabilną sytuację na rynku gwarantującą dochody o określonej wielkości. Dysponując własnym budynkiem biurowym firma minimalizuje koszty, a jednocześnie zyskuje nieruchomość, co poza kwestiami finansowymi korzystnie wpływa także na wizerunek przedsiębiorstwa.
Plusy i minusy wynajmu powierzchni biurowej
Mocną stroną wynajmu biura jest to, że w zasadzie od ręki można zyskać powierzchnię biurową, która jest potrzebna do prowadzenia firmy. Biorąc pod uwagę wysoki popyt na powierzchnię biurową, w wielu miastach powstają kolejne biurowce, dzięki czemu dostępność lokali jest naprawdę duża. Można zatem bez problemu wynająć biuro w atrakcyjnej lokalizacji, co korzystnie wpłynie na liczbę klientów, jak również na wizerunek firmy. Plusem jest również to, że na wynajem biura mogą sobie pozwolić nawet niewielkie firmy, które dopiero rozpoczynają swoją działalność i nie dysponują dużym budżetem.
Minusem jest natomiast to, że wynajem biura wiąże się z koniecznością cyklicznego ponoszenia sporych wydatków, z których nie ma żadnych profitów, poza tym, że możemy użytkować daną powierzchnię. W skali roku są to wydatki liczone w dziesiątkach tysięcy złotych. Ponadto, wynajem biura wbrew pozorom nie jest korzystną opcją w przypadku niestabilnej sytuacji. Często konieczne jest bowiem podpisanie umowy na dłuższy okres czasu, a wypowiedzenie jej przed czasem oznacza spore wydatki. Oznacza to dodatkową presję na przedsiębiorcy.
Budowa budynku biurowego – zalety i wady
Zaletą budowy własnego budynku biurowego jest większa niezależność. Nie podlegamy bowiem ograniczeniom, które są typowe w przypadku wynajmowania powierzchni biurowej. Firma nie ponosi także cyklicznych wydatków związanych z wynajmem, dzięki czemu możliwe jest znaczące obniżenie kosztów działalności. Ponadto, budowa budynku biurowego to inwestycja w przyszłość. Nawet jeśli przedsiębiorcy podwinie się noga i będzie on zmuszony do zamknięcia działalności, wciąż dysponuje nieruchomością, którą może sprzedać lub wynająć. Posiadanie własnego budynku biurowego korzystnie wpływa także na wizerunek firmy.
Największą wadą jest oczywiście konieczność dysponowania dużym budżetem. Budowa niewielkiego budynku biurowego gotowego do użytku to wydatek rzędu przynajmniej ok. 500 tys. złotych. Do tego dochodzi także konieczność wyposażenia biura. Kolejną kwestią jest to, że wcześniej przedsiębiorca musi pozyskać działkę, której przeznaczenie pozwala na wybudowanie tego typu budynku. Tymczasem działki pod budynki usługowe w dobrej lokalizacji są bardzo drogie – mogą być nawet kilkukrotnie droższe niż koszt samej budowy. Biorąc pod uwagę wysokie koszty, budowa budynku biurowego często okazuje się po prostu nieosiągalna dla mniejszych firm.
Reasumując: wynajem biura czy budowa?
Wybór właściwego rozwiązania zależy od indywidualnej sytuacji firmy. Wynajem biura często okazuje się lepszą opcją dla początkujących przedsiębiorstw, dla mikro i małych firm, a także dla firm, których działalność nie jest zaplanowana na wiele lat do przodu. Z kolei budowa budynku biurowego to dobre rozwiązanie dla firm dysponujących większym budżetem i ugruntowaną pozycją na rynku. Jeśli taka firma ma określoną wizję rozwoju i wybiega z planowaniem działalności na wiele lat do przodu, wówczas budowa budynku biurowego pozwala ograniczyć koszty działalności, a jednocześnie stanowi korzystną inwestycję w przyszłość.
